Avoin, yrityskohtainen vai yksilöllinen: mikä muuttuu sovelluksessa

Saman koulutuksen, esimerkiksi ”Hyvä kehityskeskustelu”, voi käydä kolmella tavalla.
Avoin koulutusYrityskohtainen koulutus tiimilleHenkilökohtainen ohjaus
PäivätSinä päätät, ja ne julkaistaan sovelluksen AgendassaSovitaan yrityksen kanssa tarvekartoituksen jälkeenValitaan kerta kerrallaan kouluttajan vapaista ajoista
SijaintiKoulutustilasi tai virtuaaliluokkaYrityksen tilat tai omasiKoulutuskeskuksessa tai videolla
IlmoittautuminenLomakkeella; vahvistat jokaisen osallistujanPyyntö Lomakkeella, sitten tarjous Varaus sovelluksessa
Ryhmän kokoOsallistujia useista yrityksistä, enintään päättämäsi määräYksi tiimi, esimerkiksi 6–12 henkeäYksi henkilö
MateriaalitKoulutusryhmän oma osioTiimin oma osio harjoitustapauksineenAiheen materiaalit osallistujan ryhmässä
VahvistusSähköpostisi, kun osallistuja on hyväksyttyKirjallinen tarjouksesi keskustelun jälkeen Automaattinen sähköposti jokaisesta varatusta kerrasta

Osallistujan polku sovelluksessa

Jokaisen koulutuksen esittely

Tavoitteet, ohjelma puolipäivittäin, esitiedot, kesto ja kohderyhmä artikkelissa, jota pidät ajan tasalla.

Seuraavat päivät

Jokainen avoin koulutus on tapahtuma Agendassa: päivät, kellonajat, kaupunki tai liittymislinkki ja se, montako osallistujaa vielä mahtuu, jos kerrot sen.

Lähtötasokysely

Viikkoa ennen muutama kysymys tehtävästä, osaamistasosta ja odotuksista: kouluttaja tietää, keitä luokassa on vastassa.

Koulutuksen materiaalit

Tehtävämonisteet, harjoitukset, linkit ja videot osiossa, jonka vain hänen koulutusryhmänsä voi avata, ennen koulutusta ja sen jälkeen.

Viimeisen päivän palaute

Lyhyt Lomake, joka täytetään luokassa ennen lähtöä: mistä on hyötyä, mitä jäi puuttumaan ja minkä arvosanan hän antaa koulutukselle.

Koulutusvastaava varaa tarvekartoituksen

45 minuuttia kouluttajan kanssa: tiimi, sen osaamistaso ja se, mitä sen pitää oppia tekemään

Ennen jokaista yrityskohtaista koulutusta asiakasyrityksen koulutusvastaava varaa sovelluksessa 45 minuuttia aiheen kouluttajan kanssa. Lomake kerää yrityksen nimen, henkilömäärän, koulutettavien tehtävät, tavoitteen ja ajanjaksot, joita pitää välttää. Koska lomake on yhteinen kaikille osioillesi, yrityskoulutukseen liittyvät kentät ovat vapaaehtoisia. Vahvistus lähtee sähköpostilla koulutusvastaavalle ja koulutusyrityksellesi, ja keskustelu tallentuu kouluttajan Google Calendariin vastauksineen. Ohjelma ja tarjous lähtevät tavallisia reittejäsi.

Jokaisella kouluttajalla oma kalenteri

Kaisa johtamiseen, Karim turvallisuuteen: kummallakin omat osiot omassa Google Calendarissaan

Jokaisella kouluttajalla on omat osionsa, jotka on kytketty hänen Google Calendariinsa. Päivinä, joina hän vetää koulutusta, koko päivän tapahtuma sulkee kaikki hänen aikansa: kukaan ei varaa keskustelua Karimin kanssa, kun hän harjoituttaa alkusammuttimien käyttöä asiakkaan toimipaikalla. Kun haluat tarjota hänelle kaksi kestoa, 45 minuutin tarvekartoituksen ja puolentoista tunnin henkilökohtaisen ohjauksen, luo kaksi samaan kalenteriin liitettyä osiota: varattu tarvekartoitus sulkee samaan aikaan osuvan ohjausajan, ja päinvastoin.

Koulutus ilmoittautumisesta palautteeseen

Esimerkki: kahden päivän ”Lähiesihenkilön työkalut” maaliskuussa, kaksitoista osallistujaa. Mitä valmistelet sovelluksessa ja milloin.
  1. Julkaise koulutus, avaa ilmoittautuminen

    Lisää koulutus Agendaan päivien, kellonaikojen ja koulutustilan osoitteen kera ja lisää nämä kaksi maaliskuun päivää ilmoittautumislomakkeen pudotusvalikkoon. Jokaisesta ilmoittautumisesta tulee sähköposti; vahvistat osallistumisen osallistujalle tai hänen työnantajalleen kahdenteentoista asti.
  2. Luo ryhmä, lähetä lähtötasokysely

    Luo back officessa ryhmä ”Lähiesihenkilöt – maaliskuu” ja siirrä siihen jokainen ilmoittautunut, kun hän on luonut tilinsä. Viikkoa ennen pelkästään tälle ryhmälle lähtevä ilmoitus pyytää jäseniä täyttämään vain heille näkyvän lähtötasokyselyn; kouluttaja lukee vastaukset ennen tuloaan.
  3. Viimeisenä päivänä palaute ja materiaalit

    Toisena iltapäivänä klo 16 ryhmä saa ilmoituksen palautelomakkeesta, joka täytetään luokassa. Vastaukset viedään CSV-tiedostona koulutuksen yhteenvetoa varten. Materiaalit pysyvät ryhmän osiossa niin kauan kuin pidät jäsenet ryhmässä.

Koulutusyrityksen sovellus: usein kysyttyä

Miten osallistuja ilmoittautuu avoimeen koulutukseen?

Ilmoittautumislomakkeella: nimi, yritys, tehtävä, sähköposti ja koulutus valittuna pudotusvalikosta, jota pidät ajan tasalla. Usein työnantaja täyttää lomakkeen työntekijänsä puolesta: varaa kentät myös hänen yhteystiedoilleen. Osallistuminen on varma vasta, kun olet vahvistanut sen saatuasi sähköpostin.

Koulutukseen mahtuu 12: estääkö sovellus kolmannentoista ilmoittautumisen?

Ei: Lomake ei laske lähetyksiä, vaan hyväksyy ne kaikki. Ilmoittautuneiden määrää seuraat itse. Kun koulutus on täynnä, kirjoita Agendan tapahtumaan ”täynnä”, poista päivä pudotusvalikosta ja tarjoa myöhästyneille seuraavaa koulutusta.

Yritys haluaa kouluttaa koko tiimin: miten edetään?

Yrityksen koulutusvastaava varaa 45 minuutin tarvekartoituksen aiheen kouluttajan kanssa. Sen jälkeen lähetät hänelle ohjelman ja tarjouksen, ja päivät sovitaan yhdessä; koulutus pidetään joko yrityksen tai sinun tiloissasi. Kun sopimus on allekirjoitettu, tiimin nimellä kulkeva ryhmä avaa jäsenilleen materiaalit ja heidän työhönsä sovitetut harjoitustapaukset.

Voiko osallistujilla teettää lähtötasokyselyn ennen koulutusta?

Voi. Se on koulutusryhmälle rajattu Lomake: monivalinta osaamistasolle, monirivinen kenttä odotuksille ja pudotusvalikko sille, kuinka kauan osallistuja on ollut tehtävässään. Viikkoa aiemmin ajastettu ilmoitus pyytää ryhmää vastaamaan. Kysely ei laske pisteitä: kouluttaja lukee vastaukset ja muokkaa harjoituksiaan.

Näkyvätkö materiaalit vain osallistujille?

Näkyvät. Siihen tarvitaan kaksi lisävalintaa, Tunnistus ja Käyttäjäryhmät. Jokainen osallistuja luo tilin, jonka sijoitat hänen koulutusryhmäänsä; vain tämä ryhmä näkee materiaaliosion. Sovelluksen muilla käyttäjillä ja toisen koulutuksen osallistujilla ei ole sinne pääsyä. Kun poistat jonkun ryhmästä, osio sulkeutuu häneltä.

Miten kerään palautteen heti ja kolmen kuukauden päästä?

Kahdella Lomakkeella. Ensimmäinen avataan viimeisenä päivänä luokassa ryhmälle lähetetyllä ilmoituksella; toinen kysyy kolmen kuukauden päästä, mitä kukin todella soveltaa työssään. Kaikki viedään CSV-tiedostoina: keskiarvot ja yhteenveto lasketaan taulukkolaskennassa, sillä sovellus ei tee laskelmaa.

Hoitaako sovellus koulutussopimukset, läsnäololistat ja laskutuksen?

Ei. Se ei tee sopimuksia, läsnäololistoja, todistuksia eikä laskuja, eikä se kytkeydy mihinkään koulutushallinnon ohjelmistoon: nämä asiakirjat pysyvät työkaluissasi. Sovellus hoitaa kaiken koulutuksen ympärillä: julkaistut päivät, vastaanotetut ilmoittautumiset, lähtötasokyselyn, materiaalit ja palautteen.
Päivät julki, ryhmä jokaiselle koulutukselle ja palaute ennen lähtöä
Avointen koulutusten kalenteri, tarvekartoitukset yrityskohtaisiin koulutuksiin, lähtötasokysely, ryhmittäin rajatut materiaalit sekä palautekyselyt heti ja myöhemmin, kaikki omalla nimelläsi julkaistussa sovelluksessa.